Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Avanzoft S.A.S. — plataforma Vote360
Vigente desde el 23 de agosto de 2026

Esta política describe cómo Avanzoft S.A.S., responsable de la plataforma Vote360, recolecta, usa, almacena, transmite y protege los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia, así como de la normativa equivalente de los países donde opera la plataforma.

1. Dos roles distintos: quién responde por cada dato

Es fundamental distinguir los dos tipos de datos que circulan por Vote360, porque el responsable legal es diferente en cada caso:

En consecuencia, la obtención de la autorización de cada titular registrado en una cuenta corresponde al cliente que opera esa cuenta. Vote360 provee el mecanismo de autorización digital de tratamiento de datos para que el cliente pueda cumplir con esa obligación y conservar la evidencia.

2. Datos personales que tratamos

2.1. Del sitio público y del proceso comercial

• Nombre, correo electrónico, teléfono, cargo y organización de quien solicita una demostración o información.
• Datos técnicos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y páginas visitadas.

2.2. De los usuarios de la plataforma

• Datos de identificación y contacto del usuario, credenciales de acceso (almacenadas cifradas) y rol asignado.
• Registros de auditoría: fecha, hora, origen y naturaleza de las acciones realizadas dentro del sistema.
• Datos de geolocalización, únicamente cuando el usuario los habilita de forma expresa en su dispositivo para funciones de campo (georreferenciación, control de puestos de votación, registro de asistencia).

2.3. Datos cargados por el cliente en su cuenta

Datos de identificación, contacto, ubicación, estructura organizativa y actividad de las personas que el cliente registra. Pueden incluir información sensible según la normativa aplicable —como la opinión o afiliación política—, cuyo tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular, y respecto de la cual ningún titular está obligado a responder.

3. Finalidades del tratamiento

• Prestar, operar, mantener y dar soporte al servicio contratado.
• Gestionar el registro, la autenticación y los permisos de los usuarios.
• Atender solicitudes comerciales, agendar demostraciones y remitir información sobre el servicio.
• Facturar y administrar la relación contractual.
• Generar métricas agregadas y anónimas de uso para mejorar el producto.
• Cumplir obligaciones legales y responder requerimientos de autoridad competente.
• Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraude y detectar accesos no autorizados.

No utilizamos los datos cargados por los clientes para entrenar modelos, para publicidad propia ni para ninguna finalidad distinta de la prestación del servicio.

4. Derechos del titular (Habeas Data)

Como titular de datos personales usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos exceptuados por la ley.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Si sus datos fueron registrados por una campaña u organización que usa Vote360, esa organización es el Responsable del Tratamiento. Trasladaremos su solicitud a dicho responsable y le informaremos a quién corresponde atenderla.

5. Medidas de seguridad

• Cifrado en tránsito mediante TLS y cifrado de la información sensible en reposo.
• Aislamiento de datos entre cuentas: cada cliente opera sobre un espacio de datos separado, sin acceso cruzado.
• Control de acceso por roles y privilegio mínimo, con registro de auditoría de las acciones relevantes.
• Copias de respaldo periódicas y procedimientos de restauración.
• Revisiones de seguridad y gestión de vulnerabilidades reportadas de forma responsable.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, notificaremos a los clientes afectados y a las autoridades competentes conforme a la normativa aplicable.

6. Conservación y devolución de los datos

Los datos se conservan mientras dure la relación contractual y durante los plazos que exijan las obligaciones legales, contables y de defensa jurídica. Al terminar el contrato, el cliente recibe la exportación completa de su información en formato de hoja de cálculo, remitida al correo registrado. La obligación contractual de confidencialidad y protección de datos permanece vigente por 5 años.

7. Transferencias y encargados

Para operar la plataforma utilizamos proveedores de infraestructura en la nube, envío de correo, mensajería SMS y telefonía. Estos proveedores actúan como encargados, procesan la información únicamente para prestar el servicio contratado y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad. No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales.

8. Datos de cuentas de Google (Google API Services)

Vote360 ofrece integraciones opcionales con servicios de Google. Solo se activan cuando el usuario inicia sesión con su cuenta de Google desde la aplicación y aprueba de forma expresa los permisos en la pantalla de consentimiento de Google. Si no las activa, la plataforma opera con normalidad y no accedemos a ningún dato de su cuenta de Google.

8.1. Permisos que solicitamos y para qué

• Datos básicos del perfil (openid, email, profile): identificar qué cuenta de Google quedó conectada y mostrársela al usuario para que pueda verificarla o desconectarla.
• Google Calendar (https://www.googleapis.com/auth/calendar): crear, consultar, actualizar y eliminar en el calendario del usuario los eventos de agenda que él mismo gestiona desde el módulo de Eventos y Calendario de Vote360, de manera que su agenda de campaña y su calendario de Google se mantengan sincronizados.

Solicitamos únicamente el alcance mínimo necesario para esa funcionalidad. Si en el futuro una función requiere un permiso adicional, se describirá en esta política antes de solicitarlo y exigirá un nuevo consentimiento expreso del usuario.

8.2. Cómo usamos, almacenamos y compartimos esa información

• Uso. La información obtenida de las API de Google se emplea exclusivamente para prestar y mejorar las funciones visibles al usuario descritas arriba. No se usa para publicidad, no se vende, no se cede a terceros con fines comerciales y no se utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Almacenamiento. Guardamos el token de acceso y, cuando Google lo emite, el token de actualización, junto con su fecha de expiración y el alcance concedido, asociados a la cuenta del usuario en Vote360 y aislados dentro del espacio de datos de su organización. Nunca conocemos ni almacenamos la contraseña de Google del usuario.
• Contenido del calendario. No replicamos la agenda de Google en nuestra base de datos. De cada evento creado desde Vote360 conservamos únicamente su identificador de Google Calendar, necesario para poder actualizarlo o eliminarlo después desde la plataforma.
• Personas con acceso. Nadie del equipo de Avanzoft S.A.S. consulta los datos de Google de un usuario, salvo con su autorización expresa para resolver un incidente de soporte, por requerimiento de autoridad competente, o cuando sea estrictamente necesario por razones de seguridad o para cumplir la ley aplicable.
• Transferencias. No transferimos datos obtenidos de las API de Google a terceros, con la sola excepción de los proveedores de infraestructura que alojan la plataforma, sujetos a obligaciones de confidencialidad, y de los supuestos legales indicados en el punto anterior.

8.3. Conservación y eliminación

• Los tokens se conservan mientras la integración esté activa. Se eliminan de nuestros sistemas cuando el usuario desconecta la integración desde Vote360, cuando se elimina su usuario o la cuenta de su organización, o cuando revoca el acceso desde su cuenta de Google.
• Al revocar el acceso, Vote360 deja de comunicarse con Google de forma inmediata. Los eventos ya creados permanecen en el calendario del usuario, bajo su control, y puede eliminarlos directamente desde Google.
• Los tokens que expiran y no se renuevan quedan inutilizables y se depuran de la base de datos.

8.4. Cómo revocar el acceso

8.5. Otros servicios de Google que usa la plataforma

Vote360 utiliza además Google Maps y sus servicios de geocodificación para ubicar direcciones en mapas, y Firebase Cloud Messaging para entregar notificaciones push a los dispositivos que las hayan habilitado. Estos servicios no acceden a la cuenta de Google del usuario ni a su contenido: operan con credenciales propias de la plataforma. La geolocalización del dispositivo solo se utiliza cuando el usuario la habilita de forma expresa, conforme al punto 2.2.

9. Cookies y tecnologías similares

El sitio público y la aplicación utilizan cookies necesarias para el funcionamiento de la sesión y, cuando corresponda, cookies de medición de uso agregado. Puede configurar su navegador para bloquearlas; en ese caso algunas funciones de la aplicación pueden no operar correctamente.

10. Menores de edad

La plataforma no está dirigida a menores de edad ni solicita su información. El tratamiento de datos de menores solo procede en los casos excepcionales que autoriza la ley, atendiendo a su interés superior y con autorización de su representante legal.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 23 de agosto de 2026. Cualquier modificación sustancial se publicará en esta misma dirección con su nueva fecha de vigencia. Le recomendamos consultarla periódicamente.

12. Contacto del responsable