Condiciones del Servicio
Estas Condiciones del Servicio (las «Condiciones») regulan el acceso y uso de la plataforma Vote360, disponible en https://vote360.co y en sus aplicaciones asociadas, operada por Avanzoft S.A.S.. Al crear una cuenta, contratar un plan o usar la plataforma, usted acepta estas Condiciones en su totalidad.
Estas Condiciones se complementan con la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y con la Política de Seguridad, que forman parte integral del acuerdo. Si no está de acuerdo con alguno de estos documentos, no use la plataforma.
1. Definiciones
- Avanzoft o «nosotros»: Avanzoft S.A.S., proveedor y operador de la plataforma.
- Vote360 o «la Plataforma»: el software como servicio (SaaS) de gestión de campañas, estructuras territoriales, eventos y control electoral, junto con sus módulos, aplicaciones móviles, API y servicios accesorios.
- Cliente: la persona natural o jurídica —campaña, partido, entidad, organización social o empresa— que contrata el servicio y es titular de una Cuenta.
- Cuenta: el espacio de datos aislado asignado a un Cliente. Los datos de una Cuenta no son accesibles desde otra.
- Usuario: la persona autorizada por el Cliente para acceder a la Cuenta con un rol y unos permisos determinados.
- Datos del Cliente: toda la información que el Cliente o sus Usuarios cargan, registran o generan dentro de la Cuenta, incluidos los datos personales de terceros.
2. Objeto y alcance del servicio
Avanzoft S.A.S. concede al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible, revocable y limitada a la vigencia del plan contratado, para acceder a la Plataforma a través de internet y utilizarla para sus fines organizativos internos.
El servicio se presta bajo un modelo de suscripción: no implica la entrega del código fuente, ni la instalación en infraestructura del Cliente, ni la cesión de derechos de propiedad intelectual sobre el software.
Vote360 es una herramienta de gestión. No interviene, audita, certifica ni sustituye ningún proceso electoral oficial, ni produce resultados con valor jurídico frente a autoridad electoral alguna. Las cifras, escrutinios internos y proyecciones que la Plataforma genera son de uso interno del Cliente.
3. Cuentas, credenciales y roles
- Para contratar se requiere ser mayor de edad y tener capacidad legal para obligarse; quien acepta a nombre de una organización declara contar con facultades suficientes para vincularla.
- La información de registro debe ser veraz, completa y estar actualizada.
- Las credenciales son personales e intransferibles. El Cliente es responsable de todas las actividades realizadas con las credenciales de sus Usuarios y de mantener la reserva sobre ellas.
- El Cliente administra la creación, los roles y la desactivación de sus Usuarios, y debe revocar los accesos de quienes dejen de estar autorizados.
- Cualquier uso no autorizado o compromiso de credenciales debe reportarse de inmediato a [email protected].
4. Responsabilidad del Cliente sobre los datos que carga
El Cliente es el Responsable del Tratamiento de los Datos del Cliente. Avanzoft S.A.S. actúa únicamente como Encargado del Tratamiento: procesa esos datos por cuenta y bajo instrucciones del Cliente, no los usa para fines propios, no los comercializa y no los cruza entre Cuentas.
En consecuencia, corresponde exclusivamente al Cliente obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de cada titular cuyos datos registre, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable, y atender el ejercicio de sus derechos de Habeas Data.
El Cliente declara y garantiza que cuenta con título legítimo sobre los datos que carga, que su origen es lícito y que su uso dentro de la Plataforma no infringe derechos de terceros ni normas de protección de datos, propaganda, financiación o publicidad política.
La Plataforma pone a disposición del Cliente el mecanismo de autorización digital de tratamiento de datos para que pueda cumplir esa obligación y conservar la evidencia. Su uso correcto es responsabilidad del Cliente.
El detalle del tratamiento —finalidades, derechos, plazos y canales— está en la Política de Privacidad.
5. Uso aceptable
Al usar la Plataforma, el Cliente y sus Usuarios se obligan a no:
- Cargar datos personales obtenidos sin autorización del titular, comprados a terceros o extraídos de bases de datos públicas o privadas sin fundamento legal.
- Usar la Plataforma para enviar comunicaciones no solicitadas a personas que no han autorizado el contacto, ni para actividades de suplantación, engaño o desinformación.
- Realizar constreñimiento al elector, compra de votos, trashumancia electoral o cualquier otra conducta tipificada como delito o falta electoral.
- Intentar acceder a Cuentas, datos o áreas del sistema distintas de las autorizadas; vulnerar controles de seguridad; realizar ingeniería inversa, descompilar o extraer el código de la Plataforma.
- Ejecutar pruebas de carga, escaneos automatizados o extracciones masivas no autorizadas que degraden el servicio para otros clientes.
- Revender, sublicenciar, arrendar o prestar el servicio a terceros, ni compartir accesos fuera de la organización contratante, salvo autorización escrita de Avanzoft S.A.S..
- Cargar código malicioso, contenido ilícito, discriminatorio o que incite a la violencia.
- Usar la Plataforma en contravención de la normativa electoral, de protección de datos o de propiedad intelectual aplicable en el país donde opera.
La investigación de seguridad de buena fe está permitida y es bienvenida en los términos de la Política de Seguridad.
6. Planes, facturación y pagos
- El alcance funcional, los límites de uso, la vigencia y el precio de cada plan constan en la cotización, orden de servicio o contrato suscrito con el Cliente, que prevalece sobre cualquier descripción comercial general.
- Los precios se expresan sin impuestos, salvo indicación en contrario; los tributos aplicables corren por cuenta del Cliente.
- Los servicios medidos —mensajería SMS, voz, WhatsApp, geocodificación y similares— se consumen por créditos y se facturan según el consumo efectivo o el paquete adquirido.
- El retraso en el pago faculta a Avanzoft S.A.S. a suspender el servicio, previo aviso al correo registrado. La suspensión no libera al Cliente de las obligaciones ya causadas.
- Salvo pacto expreso, los pagos por periodos ya iniciados no son reembolsables.
7. Integraciones con servicios de terceros
La Plataforma puede conectarse, a solicitud del Cliente o del Usuario, con servicios de terceros como Google Workspace (Calendario), proveedores de mensajería SMS, voz y WhatsApp, pasarelas de pago y servicios de mapas. Estas integraciones son opcionales y se activan mediante autorización expresa del Usuario.
El uso de esos servicios está sujeto además a los términos y políticas del respectivo proveedor. Avanzoft S.A.S. no controla su disponibilidad, sus cambios de API, sus precios ni sus condiciones, y no responde por interrupciones o modificaciones que ellos introduzcan.
Servicios de Google. Cuando el Usuario conecta su cuenta de Google, Vote360 accede únicamente a los permisos que ese Usuario aprueba en la pantalla de consentimiento de Google, y los usa exclusivamente para prestar la funcionalidad solicitada dentro de la Plataforma. El Usuario puede revocar ese acceso en cualquier momento, sin que ello afecte el resto del servicio.
El uso y la transferencia por parte de Vote360 de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de las API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. El detalle de qué datos se acceden, para qué, cuánto se conservan y cómo revocar el acceso está en la sección de servicios de Google de la Política de Privacidad.
8. Propiedad intelectual
La Plataforma, su código fuente, su arquitectura, su diseño, sus marcas, logotipos y documentación son propiedad exclusiva de Avanzoft S.A.S. y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y demás normas de propiedad intelectual. Estas Condiciones no transfieren ningún derecho de propiedad sobre ellos.
Los Datos del Cliente son y seguirán siendo del Cliente. El Cliente concede a Avanzoft S.A.S. una licencia limitada para alojarlos, procesarlos, respaldarlos y mostrarlos con el único fin de prestar el servicio contratado.
Avanzoft S.A.S. podrá generar métricas agregadas y anónimas de uso de la Plataforma —que no permiten identificar al Cliente ni a ninguna persona— para operar, dimensionar y mejorar el producto.
El uso del nombre o la marca del Cliente como referencia comercial requiere su consentimiento previo y escrito.
9. Disponibilidad, soporte y cambios en el servicio
Trabajamos para mantener la Plataforma disponible de forma continua y aplicamos ventanas de mantenimiento programado, que se anuncian con antelación razonable cuando puedan afectar la operación. Los niveles de servicio y los tiempos de respuesta de soporte comprometidos, cuando existan, constan en el contrato o plan del Cliente.
El servicio puede evolucionar: podemos añadir, modificar o retirar funcionalidades. Si una modificación reduce de forma sustancial una funcionalidad esencial del plan contratado, lo informaremos con al menos 30 días de anticipación al correo registrado.
En jornadas electorales y otros picos de operación, el Cliente se compromete a coordinar previamente con Avanzoft S.A.S. los volúmenes de uso previstos, para garantizar el dimensionamiento adecuado.
10. Seguridad y confidencialidad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas de seguridad —cifrado en tránsito, aislamiento entre Cuentas, control de acceso por roles, registro de auditoría y copias de respaldo— descritas en la Política de Privacidad y en la Política de Seguridad.
Ambas partes se obligan a mantener bajo reserva la información confidencial de la otra a la que accedan con ocasión del servicio. Esta obligación sobrevive a la terminación del contrato en los términos allí pactados.
Ninguna medida de seguridad elimina por completo el riesgo. Ante un incidente que comprometa datos personales, notificaremos a los clientes afectados y a las autoridades competentes conforme a la normativa aplicable.
11. Garantías y limitación de responsabilidad
Prestamos el servicio con diligencia profesional, pero no garantizamos que la Plataforma esté libre de errores, ni que su operación sea ininterrumpida, ni que resulte idónea para un fin distinto del descrito en estas Condiciones.
Avanzoft S.A.S. no responde por:
- Las decisiones, estrategias o resultados —electorales o de gestión— que el Cliente adopte a partir de la información de la Plataforma.
- La exactitud, licitud o vigencia de los Datos del Cliente.
- El uso que el Cliente o sus Usuarios hagan de la Plataforma en contravención de estas Condiciones o de la ley.
- Fallas de conectividad, dispositivos o servicios de terceros ajenos a su control.
En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total de Avanzoft S.A.S. frente al Cliente por cualquier concepto derivado del servicio se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine. Esta limitación no aplica a los casos de dolo o culpa grave, ni a los derechos irrenunciables que la ley reconozca al consumidor.
El Cliente mantendrá indemne a Avanzoft S.A.S. frente a reclamaciones de terceros o de autoridades derivadas de los Datos del Cliente o del uso que haga de la Plataforma.
12. Suspensión y terminación
- El Cliente puede terminar la suscripción conforme a lo pactado en su contrato o plan.
- Podemos suspender el acceso de forma inmediata ante mora en el pago, riesgo de seguridad, requerimiento de autoridad competente o incumplimiento grave de la cláusula de uso aceptable.
- Cualquiera de las partes puede terminar la relación sin justa causa con un preaviso escrito de 30 días.
Devolución de los datos. Al terminar el contrato, el Cliente recibe la exportación completa de su información en formato de hoja de cálculo, remitida al correo registrado. Dispone de 30 días para solicitar exportaciones adicionales. Vencido ese plazo, y salvo obligación legal de conservación, la información se elimina de los sistemas productivos conforme a la Política de Privacidad.
13. Modificaciones a estas Condiciones
Podemos actualizar estas Condiciones para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Los cambios sustanciales se publicarán en esta misma dirección con su nueva fecha de vigencia y se comunicarán al correo registrado con al menos 30 días de anticipación. El uso de la Plataforma después de esa fecha implica su aceptación.
14. Fuerza mayor
Ninguna parte será responsable por el incumplimiento derivado de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito —desastres naturales, conmoción interior, actos de autoridad, cortes generalizados de energía o de conectividad y fallas mayores de proveedores de infraestructura, entre otros— mientras dure el evento y en la medida en que impida el cumplimiento.
15. Cesión, independencia de las cláusulas e integridad
El Cliente no puede ceder su posición contractual sin autorización escrita de Avanzoft S.A.S.. Si alguna cláusula de estas Condiciones se declara inválida, las demás conservan plena vigencia. Estas Condiciones, junto con la cotización u orden de servicio aceptada y las políticas referidas, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes.
16. Ley aplicable y solución de controversias
Estas Condiciones se rigen por la ley colombiana. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante arreglo directo dentro de los treinta (30) días siguientes a la comunicación escrita del desacuerdo. De no lograrse, la controversia se someterá a los jueces de la República de Colombia, sin perjuicio de los derechos que la Ley 1480 de 2011 reconoce al consumidor.
17. Contacto
Avanzoft S.A.S.
Colombia
Asuntos contractuales: [email protected]
Protección de datos: [email protected]
Reporte de vulnerabilidades: [email protected]
Teléfono / WhatsApp: +57 304 333 1313
Sitio web: https://vote360.co